Wie is verantwoordelijk?
Waerborgh Adviesgroep B.V. is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij gebruikt voor advies, bemiddeling en beheer van hypotheken, kredieten en verzekeringen.
- Bezoek- en postadres: Planthofsweg 30, 7601 PK Almelo
- Telefoon: 0546 241 241
- E-mail: info@waerborgh.nl
- KvK: 92342973
Deze verklaring geldt voor bezoekers van onze website, mensen die contact met ons opnemen en onze huidige en voormalige klanten. Bij een zakelijke klant verwerken we ook gegevens van contactpersonen, bestuurders, vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden.
Welke gegevens gebruiken we?
Afhankelijk van je vraag of product kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- naam, adres, geboortedatum, contactgegevens en gezinssamenstelling;
- gegevens over werk, onderneming, inkomen, uitgaven, vermogen en schulden;
- gegevens over je woning, hypotheek, krediet, verzekeringen, pensioen, financiële doelen en risicobereidheid;
- aanvraag-, polis-, schade-, betaal- en klantgegevens;
- identiteits- en verificatiegegevens, waaronder alleen wanneer de wet dit toestaat het BSN of een kopie van een identiteitsdocument;
- gezondheidsgegevens en gegevens over fraude of incidenten, uitsluitend als die voor een verzekering, schadebehandeling of wettelijke controle noodzakelijk zijn en de wet verwerking toestaat;
- correspondentie, gespreksnotities, adviezen, gemaakte keuzes en ondertekende documenten;
- technische gegevens over het gebruik en de beveiliging van onze website, zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina en tijdstip.
Stuur medische informatie, identiteitsdocumenten of uitgebreide financiële gegevens niet via het gewone contactformulier of onbeveiligde e-mail. Wij laten weten welke beveiligde route je kunt gebruiken.
Waarom gebruiken we gegevens?
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Een vraag beantwoorden, een kennismaking plannen of een offerte voorbereiden | Voorbereiding van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij goede bereikbaarheid |
| Je situatie inventariseren, adviseren, vergelijken, aanvragen indienen, bemiddelen en beheer of nazorg uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke zorg- en adviesplichten |
| Identiteit, vertegenwoordiging, UBO, fraude-, sanctie- en Wwft-controles uitvoeren waar dat verplicht is | Wettelijke verplichting en, waar passend, gerechtvaardigd belang |
| Een schade, wijziging, klacht of mogelijk geschil behandelen | Uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang |
| Factureren, boekhouden, kwaliteit controleren en onze bedrijfsvoering beveiligen | Wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang |
| Je informeren over onze eigen dienstverlening | Toestemming of, waar de wet dat toestaat, ons gerechtvaardigd belang bij contact met bestaande klanten. Je kunt je eenvoudig afmelden |
Als we gegevens op basis van toestemming gebruiken, kun je die toestemming altijd intrekken. Dat maakt eerder rechtmatig gebruik niet ongedaan.
Bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, gebruiken we alleen als dat noodzakelijk is voor het verzekeringsdoel en een wettelijke uitzondering geldt of je uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven. Medische beoordeling laten we waar mogelijk rechtstreeks via de medische dienst van de verzekeraar verlopen.
Moet je gegevens geven?
Een eerste contactvraag kun je beperken tot je naam, contactgegevens en een korte toelichting. Voor advies, bemiddeling of een aanvraag zijn bepaalde gegevens contractueel of wettelijk noodzakelijk. Je bent niet verplicht een opdracht aan ons te geven, maar zonder de benodigde gegevens kunnen we je mogelijk niet adviseren, geen aanvraag indienen of de relatie niet voortzetten. We leggen uit welke gegevens voor jouw situatie nodig zijn.
Waar komen de gegevens vandaan?
Meestal krijgen we de gegevens van jou. Met jouw medeweten of wanneer de wet dat toestaat, kunnen gegevens ook komen van een partner of medeaanvrager, werkgever, accountant, bank, verzekeraar, serviceprovider, taxateur, notaris, schade-expert, handelsregister, sanctielijst of andere openbare bron.
Gegevens over minderjarigen vragen we in beginsel via de ouder of wettelijk vertegenwoordiger en alleen als die gegevens nodig zijn voor het huishouden of een financieel product. Ontvangen we gegevens via iemand anders, dan informeren we de betrokkene zelf als de wet dat vraagt.
Met wie delen we gegevens?
We verkopen geen persoonsgegevens. Voor advies, bemiddeling en beheer delen we alleen gegevens die nodig zijn met partijen zoals:
- banken, verzekeraars, kredietverstrekkers en andere productaanbieders;
- serviceproviders, gevolmachtigd agenten en partijen die een aanvraag of schade behandelen;
- taxateurs, notarissen, accountants, werkgevers, deskundigen of andere partijen die bij jouw opdracht betrokken zijn;
- AFM, FIU-Nederland, Belastingdienst, rechter, Kifid, politie of andere toezichthouders en overheden wanneer de wet dit vereist;
- onze accountant, advocaat, compliance- of andere professionele adviseur wanneer dat nodig is;
- leveranciers van klantbeheer, adviesberekeningen, boekhouding, e-mail, opslag, website, formulieren, beveiliging en afsprakenplanning.
Tot onze gebruikte systemen en leveranciers behoren onder meer Microsoft 365 en Microsoft Bookings, Supp, Findesk, Moneybird, onze websitehost en extranetten van aanbieders en serviceproviders. Een leverancier die uitsluitend in onze opdracht gegevens verwerkt, binden we aan passende privacy- en beveiligingsafspraken. Productaanbieders en sommige andere ontvangers bepalen zelf hoe zij de ontvangen gegevens verwerken en hebben daarvoor een eigen privacyverklaring.
Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
We kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Een internationale leverancier kan gegevens ook buiten de EER verwerken. Dat gebeurt alleen als daarvoor een geldig doorgiftemechanisme bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde contractuele waarborgen, en na beoordeling van de benodigde bescherming. Je kunt ons om meer informatie over de toepasselijke waarborgen vragen.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarbij maken we onderscheid tussen het kerndossier dat nodig is om een product te beheren en tijdelijke bewijsstukken die eerder kunnen worden verwijderd.
- Contact, offerte of oriëntatie zonder vervolg: maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact.
- Kerndossier voor advies, bemiddeling en beheer: zolang het product via Waerborgh loopt of wij daarover beheer- of nazorgdiensten leveren. Daarna bewaren we het in beginsel nog maximaal 5 jaar. Voor ieder nieuw advies of iedere wezenlijke wijziging kan een nieuwe wettelijke bewaartermijn gaan lopen.
- Tijdelijke bewijsstukken: verouderde loonstroken, bankafschriften, identiteitskopieën en gezondheidsinformatie verwijderen we waar mogelijk eerder zodra ze niet meer nodig zijn voor beheer of een wettelijke plicht.
- Wwft-cliëntenonderzoek: 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie of de betreffende transactie.
- Facturen en financiële administratie: 7 jaar na afloop van het boekjaar.
- Klacht- en schadedossier: tijdens de behandeling en daarna in beginsel maximaal 5 jaar. Bij een lopende procedure of concrete claim kunnen relevante gegevens langer nodig zijn.
- Marketinggegevens: totdat je je afmeldt, bezwaar maakt of een gegeven toestemming intrekt. Daarna bewaren we alleen een minimale registratie om te voorkomen dat we je opnieuw benaderen.
- Technische beveiligings- en serverlogs: maximaal 6 maanden, tenzij een beveiligingsincident nader onderzoek of langer bewaren noodzakelijk maakt.
Langer bewaren doen we alleen als een wettelijke plicht, onze zorgplicht of een concrete klacht of claim dat rechtvaardigt. Gegevens die niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we.
Geautomatiseerde besluiten
Waerborgh neemt geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen die uitsluitend door een computer worden genomen. Aanbieders kunnen bij acceptatie, premie of kredietbeoordeling eigen geautomatiseerde processen gebruiken. Als dat gebeurt, is de betreffende aanbieder daarvoor verantwoordelijk en ontvang je daarover informatie van die aanbieder.
Hoe beveiligen we gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. We beperken toegang tot medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben, gebruiken beveiligde verbindingen en waar passend meerfactorauthenticatie, maken afspraken met leveranciers en beoordelen incidenten en mogelijke datalekken.
Geen enkele methode is volledig risicoloos. Vermoed je misbruik, een verkeerd verzonden bericht of een ander beveiligingsprobleem? Meld dit dan direct via 0546 241 241 of info@waerborgh.nl.
Jouw privacyrechten
Je kunt ons vragen om:
- inzage in je persoonsgegevens;
- onjuiste gegevens te verbeteren;
- gegevens te verwijderen;
- het gebruik tijdelijk te beperken;
- bezwaar te maken tegen gebruik op basis van een gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing;
- gegevens digitaal over te dragen als het recht op dataportabiliteit geldt;
- toestemming in te trekken.
Stuur je verzoek naar info@waerborgh.nl of naar ons postadres. We reageren in beginsel binnen één maand. Als we je identiteit niet voldoende kunnen vaststellen, vragen we alleen om de aanvullende informatie die daarvoor noodzakelijk is. We kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren als de wet dat toestaat; dan leggen we uit waarom.
Ben je niet tevreden over onze omgang met persoonsgegevens? Neem eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We passen deze privacyverklaring aan als onze gegevensverwerking of de regels veranderen. De actuele versie staat op onze website. Bij een belangrijke wijziging informeren we betrokkenen ook rechtstreeks als dat redelijkerwijs nodig is.